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La multifunzione non manda più le scansioni per email con Microsoft 365 o Gmail?

In breve

Microsoft 365 e Gmail non accettano più, o smetteranno di accettare, l’accesso con utente e password che molte multifunzione usano per inviare email. Gmail ha tolto le «app meno sicure» agli account personali nel 2022 e a Google Workspace dal 14 marzo 2025; Microsoft 365 spegnerà di serie l’autenticazione di base per l’invio SMTP alla fine di dicembre 2026. Le soluzioni: un firmware con OAuth, una password per le app (Gmail), un connettore relay o Direct Send (Microsoft 365). Se la stampante non ha niente di tutto questo, la scansione su cartella è la strada che Ricoh stessa indica.

Come lo riconosci

  • La scansione a email funzionava e un giorno smette, senza che nessuno abbia toccato la stampante.
  • Sulle Kyocera (e UTAX, Triumph-Adler, Olivetti d-Copia) compare l’errore 1102 (accesso al server SMTP fallito), 2101 (collegamento fallito) o 4803 (connessione protetta fallita).
  • Sulle altre marche, un messaggio di autenticazione: utente o password non accettati dal server di posta.
  • Con lo stesso utente e la stessa password, dal telefono o dal PC la posta funziona.

Perché succede

Per inviare email la stampante si collega al server di posta con utente e password: la cosiddetta autenticazione di base. È il metodo che Google e Microsoft stanno spegnendo, perché una password rubata basta per mandare posta a nome tuo.

  • Gmail: le «app meno sicure» non sono più disponibili per gli account personali dal 30 maggio 2022, e per Google Workspace dal 14 marzo 2025. Servono OAuth oppure una password per le app.
  • Microsoft 365: l’autenticazione di base per l’invio SMTP (SMTP AUTH) funziona ancora fino a dicembre 2026. Alla fine di dicembre 2026 sarà spenta di serie per i tenant esistenti (l’amministratore potrà riaccenderla per un periodo) e non sarà disponibile per quelli nuovi; la data di rimozione definitiva sarà annunciata nella seconda metà del 2027. Non funziona già oggi se sul tenant sono attive le impostazioni di sicurezza predefinite o l’autenticazione a più fattori per quella casella.
  • In più, Microsoft 365 vuole TLS 1.2 sulla porta 587: le stampanti con firmware molto vecchio non ci arrivano, e la porta 465 non è supportata.

Come risolvere a mano

Con Microsoft 365

  1. Un firmware con OAuth. Ricoh, Kyocera e gli altri produttori hanno pubblicato firmware con l’autenticazione moderna per una parte dei modelli: chiedi al rivenditore se il tuo è tra questi.
  2. Un connettore relay SMTP. La stampante invia al server di Microsoft sulla porta 25 senza password, e Microsoft la riconosce dall’indirizzo IP pubblico dell’ufficio, che deve essere fisso. Può inviare a chiunque.
  3. Direct Send. La stampante invia direttamente al server di posta del tuo dominio, sulla porta 25, senza password: funziona solo verso destinatari della tua organizzazione.
  4. Nel frattempo, SMTP AUTH. Fino a dicembre 2026 puoi tenere l’autenticazione di base su una casella dedicata alla stampante, con SMTP AUTH attivo per quella casella: sapendo che ha una scadenza.

Con Gmail

  1. Una password per le app. Attiva la verifica in due passaggi sull’account e crea una password per le app da usare nella stampante al posto della password dell’account.
  2. OAuth, se il firmware della stampante lo supporta.
  3. Con Google Workspace, il servizio di relay SMTP di Workspace, configurato dall’amministratore.

Se la stampante non ha niente di tutto questo

Ricoh, per i modelli che non riceveranno il firmware con OAuth, consiglia di passare a metodi che non dipendono dall’invio di email o a servizi di posta diversi da Exchange Online. La scansione su cartella è il più semplice: la guida alla configurazione spiega i passi.

Fonti