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A multifuncional não envia mais as digitalizações por e-mail com Microsoft 365 ou Gmail?

Em resumo

O Microsoft 365 e o Gmail não aceitam mais, ou vão deixar de aceitar, o login com usuário e senha que muitas multifuncionais usam para enviar e-mail. O Gmail tirou os “apps menos seguros” das contas pessoais em 2022 e do Google Workspace a partir de 14 de março de 2025; o Microsoft 365 vai desligar por padrão a autenticação básica para o envio SMTP no fim de dezembro de 2026. As soluções: um firmware com OAuth, uma senha de app (Gmail), um conector de retransmissão (relay) ou o Direct Send (Microsoft 365). Se a impressora não tem nada disso, a digitalização para pasta é o caminho que a própria Ricoh indica.

Como reconhecer

  • A digitalização para e-mail funcionava e um dia para, sem que ninguém tenha mexido na impressora.
  • Nas Kyocera (e UTAX, Triumph-Adler, Olivetti d-Copia) aparece o erro de envio 1102 (falha no login no servidor SMTP), 2101 (falha na conexão) ou 4803 (falha na conexão segura).
  • Nas outras marcas, uma mensagem de autenticação: usuário ou senha não aceitos pelo servidor de e-mail.
  • Com o mesmo usuário e a mesma senha, o e-mail funciona no celular ou no computador.

Por que acontece

Para enviar e-mail, a impressora se conecta ao servidor de e-mail com usuário e senha: a chamada autenticação básica. É o método que o Google e a Microsoft estão desligando, porque uma senha roubada basta para enviar e-mails em seu nome.

  • Gmail: os “apps menos seguros” não estão mais disponíveis para as contas pessoais desde 30 de maio de 2022, e para o Google Workspace desde 14 de março de 2025. É preciso OAuth ou uma senha de app.
  • Microsoft 365: a autenticação básica para o envio SMTP (SMTP AUTH) continua funcionando até dezembro de 2026. No fim de dezembro de 2026, ela será desligada por padrão nos locatários (tenants) existentes (o administrador poderá religá-la por um período) e não estará disponível nos novos; a data da remoção definitiva será anunciada no segundo semestre de 2027. Ela já não funciona hoje se o locatário tiver os padrões de segurança ativados ou a autenticação multifator para aquela caixa de correio.
  • Além disso, o Microsoft 365 exige TLS 1.2 na porta 587: as impressoras com firmware muito antigo não chegam lá, e a porta 465 não é suportada.

Como resolver à mão

Com o Microsoft 365

  1. Um firmware com OAuth. A Ricoh, a Kyocera e os outros fabricantes publicaram firmwares com autenticação moderna para parte dos modelos: pergunte ao revendedor se o seu está entre eles.
  2. Um conector de retransmissão SMTP (relay). A impressora envia ao servidor da Microsoft na porta 25, sem senha, e a Microsoft a reconhece pelo endereço IP público do escritório, que precisa ser fixo. Ela pode enviar para qualquer destinatário.
  3. Direct Send. A impressora envia direto para o servidor de e-mail do seu domínio, na porta 25, sem senha: só funciona para destinatários da sua organização.
  4. Enquanto isso, SMTP AUTH. Até dezembro de 2026, você pode manter a autenticação básica em uma caixa de correio dedicada à impressora, com o SMTP AUTH ativado para essa caixa: sabendo que isso tem prazo para acabar.

Com o Gmail

  1. Uma senha de app. Ative a verificação em duas etapas na conta e crie uma senha de app para usar na impressora no lugar da senha da conta.
  2. OAuth, se o firmware da impressora suportar.
  3. Com o Google Workspace, o serviço de relay SMTP do Workspace, configurado pelo administrador.

Se a impressora não tem nada disso

A Ricoh, para os modelos que não vão receber o firmware com OAuth, recomenda passar para métodos que não dependam do envio de e-mail ou para serviços de e-mail diferentes do Exchange Online. A digitalização para pasta é o mais simples: o guia de configuração explica os passos.

Fontes