Como configurar a digitalização para pasta (scan to folder) em uma multifuncional Ricoh ou Kyocera com Windows 11

Como configurar à mão

1. Crie a pasta

Uma pasta simples, perto da raiz do disco e sem espaços no nome, por exemplo C:\Scanner. Caminhos longos ou com espaços são uma causa frequente de erros no painel.

2. Crie um usuário para as digitalizações

A impressora entra na pasta como um usuário do Windows, e o Windows não aceita acessos pela rede de um usuário sem senha. O PIN ou o reconhecimento facial do Windows Hello não servem: a impressora precisa de uma senha.

O jeito mais sólido é um usuário local dedicado, sem privilégios de administrador. Em um prompt de comando aberto como administrador:

net user scanner UmaSenhaLonga /add

Evite o seu usuário do dia a dia: no dia em que você mudar a senha dele, a digitalização para. Com uma conta Microsoft, funciona a senha da conta, não o PIN, com o mesmo problema quando a senha muda.

3. Compartilhe a pasta

Clique com o botão direito na pasta → Propriedades → Compartilhamento → Compartilhamento Avançado: ative o compartilhamento, dê a ele um nome curto (por exemplo Scanner) e, em Permissões, dê ao usuário scanner a permissão Alteração. Depois, na guia Segurança, dê ao mesmo usuário Modificar também na pasta.

4. Rede privada e firewall

Em Configurações → Rede e Internet, defina a rede como privada: em uma rede pública, o Windows bloqueia o compartilhamento. Nas configurações de compartilhamento avançadas, deixe ativado o Compartilhamento de arquivos e impressoras. A impressora usa a porta 445; algumas máquinas muito antigas, a 139. Se houver um antivírus com firewall próprio, ele também precisa liberar a impressora.

5. O destino no catálogo de endereços da impressora

Abra o painel web da impressora no navegador (Web Image Monitor nas Ricoh, Command Center RX nas Kyocera), entre como administrador e adicione ao catálogo de endereços um destino do tipo pasta (SMB):

• caminho: \\192.168.1.23\Scanner, ou seja, o endereço do computador e o nome do compartilhamento. Nas Kyocera, o endereço e o nome do compartilhamento muitas vezes vão em dois campos separados, Nome do host (Host Name) e Caminho (Path);
• usuário: scanner; se a impressora pedir a forma completa, NOMEPC\scanner;
• senha: a do usuário.

A Ricoh e a Kyocera também oferecem um programa para fazer isso pelo computador, o Scan to Folder Configuration Tool da Ricoh e o Scan to Folder Setup Tool for SMB da Kyocera: eles fazem os mesmos passos.

6. Teste

Use o botão de teste de conexão ao lado do destino e depois faça uma digitalização de verdade. Se o painel mostrar um código ou uma mensagem de erro, o guia dos erros de envio diz o que significa.