Come configurare la scansione su cartella di una multifunzione Ricoh o Kyocera con Windows 11

Come configurarla a mano

1. Crea la cartella

Una cartella semplice, in alto nel disco e senza spazi nel nome, per esempio C:\Scansioni. I percorsi lunghi o con spazi sono una causa frequente di errori sul pannello.

2. Crea un utente per le scansioni

La stampante entra nella cartella come un utente di Windows, e Windows non accetta accessi di rete da un utente senza password. Il PIN o il volto di Windows Hello non valgono: alla stampante serve una password.

Il modo più solido è un utente locale dedicato, senza privilegi di amministratore. Da un prompt dei comandi aperto come amministratore:

net user scansioni UnaPasswordLunga /add

Evita il tuo utente di tutti i giorni: il giorno in cui cambi la sua password, la scansione si ferma. Con un account Microsoft funziona la password dell’account, non il PIN, con lo stesso problema al cambio di password.

3. Condividi la cartella

Tasto destro sulla cartella → Proprietà → Condivisione → Condivisione avanzata: attiva la condivisione, dalle un nome breve (per esempio Scansioni) e in Autorizzazioni dai all’utente scansioni il permesso Modifica. Poi, nella scheda Sicurezza, dai allo stesso utente Modifica anche sulla cartella.

4. Rete privata e firewall

In Impostazioni → Rete e Internet imposta la rete come privata: su una rete pubblica Windows blocca la condivisione. Nelle impostazioni di condivisione avanzate lascia attiva la Condivisione file e stampanti. La stampante usa la porta 445; alcune macchine molto vecchie la 139. Se c’è un antivirus con un suo firewall, anche lui deve ammettere la stampante.

5. La destinazione nella rubrica della stampante

Apri il pannello web della stampante dal browser (Web Image Monitor sulle Ricoh, Command Center RX sulle Kyocera), entra come amministratore e aggiungi alla rubrica una destinazione di tipo cartella (SMB):

• percorso: \\192.168.1.23\Scansioni, cioè l’indirizzo del PC e il nome della condivisione. Sulle Kyocera indirizzo e nome della condivisione vanno spesso in due campi separati, Nome host e Percorso;
• utente: scansioni; se la stampante lo chiede nella forma completa, NOMEPC\scansioni;
• password: quella dell’utente.

Ricoh e Kyocera offrono anche un programma per farlo dal PC, lo Scan to Folder Configuration Tool di Ricoh e lo Scan to Folder Setup Tool for SMB di Kyocera: fanno gli stessi passi.

6. Prova

Usa il pulsante di prova della connessione accanto alla destinazione, poi fai una scansione vera. Se il pannello mostra un codice o un messaggio d’errore, la guida agli errori di invio dice cosa significa.