Scan to Folder einrichten: So scannt ein Ricoh- oder Kyocera-Multifunktionsgerät unter Windows 11 in einen Netzwerkordner

So richten Sie es von Hand ein

1. Den Ordner anlegen

Ein einfacher Ordner, weit oben auf dem Laufwerk und ohne Leerzeichen im Namen, zum Beispiel C:\Scans. Lange Pfade oder Pfade mit Leerzeichen sind eine häufige Ursache für Fehler am Bedienfeld.

2. Einen Benutzer für die Scans anlegen

Der Drucker greift als Windows-Benutzer auf den Ordner zu, und Windows lässt keine Netzwerkanmeldung eines Benutzers ohne Passwort zu. Die PIN oder die Gesichtserkennung von Windows Hello zählen nicht: Der Drucker braucht ein Passwort.

Am zuverlässigsten ist ein eigener lokaler Benutzer ohne Administratorrechte. In einer Eingabeaufforderung, die als Administrator geöffnet ist:

net user scans EinLangesPasswort /add

Nehmen Sie nicht Ihren Alltagsbenutzer: An dem Tag, an dem Sie sein Passwort ändern, hört das Scannen auf. Bei einem Microsoft-Konto funktioniert das Passwort des Kontos, nicht die PIN, mit demselben Problem, wenn sich das Passwort ändert.

3. Den Ordner freigeben

Rechtsklick auf den Ordner → Eigenschaften → Freigabe → Erweiterte Freigabe: Aktivieren Sie die Freigabe, geben Sie ihr einen kurzen Namen (zum Beispiel Scans) und geben Sie unter Berechtigungen dem Benutzer scans die Berechtigung Ändern. Geben Sie danach auf der Registerkarte Sicherheit demselben Benutzer auch für den Ordner Ändern.

4. Privates Netzwerk und Firewall

Stellen Sie unter Einstellungen → Netzwerk und Internet das Netzwerk auf privat: In einem öffentlichen Netzwerk blockiert Windows die Freigabe. Lassen Sie in den erweiterten Freigabeeinstellungen die Datei- und Druckerfreigabe eingeschaltet. Der Drucker nutzt Port 445, einige sehr alte Geräte Port 139. Bringt ein Virenschutz eine eigene Firewall mit, muss auch sie den Drucker zulassen.

5. Das Ziel im Adressbuch des Druckers

Öffnen Sie die Weboberfläche des Druckers im Browser (Web Image Monitor bei Ricoh, Command Center RX bei Kyocera), melden Sie sich als Administrator an und fügen Sie dem Adressbuch ein Ziel vom Typ Ordner (SMB) hinzu:

• Pfad: \\192.168.1.23\Scans, also die Adresse des PCs und der Name der Freigabe. Bei Kyocera kommen Adresse und Freigabename oft in zwei getrennte Felder, Hostname und Pfad;
• Benutzer: scans; verlangt der Drucker die vollständige Form, PCNAME\scans;
• Passwort: das Passwort dieses Benutzers.

Ricoh und Kyocera bieten auch ein Programm, das dies vom PC aus erledigt, das Scan to Folder Configuration Tool von Ricoh und das Scan to Folder Setup Tool for SMB von Kyocera: Beide gehen dieselben Schritte.

6. Testen

Nutzen Sie den Verbindungstest neben dem Ziel und machen Sie dann einen echten Scan. Zeigt das Bedienfeld einen Code oder eine Fehlermeldung, erklärt die Anleitung zu den Sendefehlern, was er bedeutet.