Cómo configurar una multifuncional Ricoh o Kyocera para escanear a carpeta con Windows 11

Cómo configurarlo a mano

1. Crea la carpeta

Una carpeta simple, cerca de la raíz del disco y sin espacios en el nombre, por ejemplo C:\Escaneos. Las rutas largas o con espacios son una causa frecuente de errores en el panel.

2. Crea un usuario para los escaneos

La impresora entra en la carpeta como un usuario de Windows, y Windows no acepta accesos de red de un usuario sin contraseña. El PIN o el reconocimiento facial de Windows Hello no sirven: la impresora necesita una contraseña.

Lo más sólido es un usuario local dedicado, sin privilegios de administrador. Desde un símbolo del sistema abierto como administrador:

net user escaneos UnaClaveLarga /add

Evita tu usuario de todos los días: el día que cambies su contraseña, el escaneo se detiene. Con una cuenta Microsoft funciona la contraseña de la cuenta, no el PIN, con el mismo problema cuando cambia la contraseña.

3. Comparte la carpeta

Clic derecho en la carpeta → Propiedades → Compartir → Uso compartido avanzado: activa el uso compartido, ponle un nombre corto (por ejemplo Escaneos) y en Permisos dale al usuario escaneos el permiso Cambiar. Después, en la pestaña Seguridad, dale al mismo usuario Modificar también sobre la carpeta.

4. Red privada y firewall

En Configuración → Red e Internet, configura la red como privada: en una red pública, Windows bloquea el uso compartido. En la configuración de uso compartido avanzado, deja activado Uso compartido de archivos e impresoras. La impresora usa el puerto 445; algunas máquinas muy antiguas, el 139. Si hay un antivirus con firewall propio, también tiene que admitir la impresora.

5. El destino en la libreta de direcciones de la impresora

Abre el panel web de la impresora en el navegador (Web Image Monitor en las Ricoh, Command Center RX en las Kyocera), entra como administrador y agrega a la libreta de direcciones un destino de tipo carpeta (SMB):

• ruta: \\192.168.1.23\Escaneos, es decir, la dirección de la PC y el nombre del recurso compartido. En las Kyocera, la dirección y el nombre del recurso compartido suelen ir en dos campos separados, Nombre de host y Ruta;
• usuario: escaneos; si la impresora lo pide en la forma completa, NOMBREPC\escaneos;
• contraseña: la del usuario.

Ricoh y Kyocera también ofrecen un programa para hacerlo desde la PC, la Scan to Folder Configuration Tool de Ricoh y la Scan to Folder Setup Tool for SMB de Kyocera: siguen los mismos pasos.

6. Prueba

Usa el botón de prueba de conexión junto al destino y después haz un escaneo real. Si el panel muestra un código o un mensaje de error, la guía de errores de envío explica qué significa.