Comment configurer le scan vers dossier partagé (scan to folder) d’un copieur Ricoh ou Kyocera sous Windows 11

Comment le configurer à la main

1. Créez le dossier

Un dossier simple, près de la racine du disque et sans espaces dans le nom, par exemple C:\Scans. Les chemins longs ou avec des espaces sont une cause fréquente d’erreurs sur le panneau de commande.

2. Créez un utilisateur pour les scans

L’imprimante se connecte au dossier en tant qu’utilisateur Windows, et Windows n’accepte pas les connexions réseau d’un utilisateur sans mot de passe. Le code PIN ou la reconnaissance faciale Windows Hello ne comptent pas : l’imprimante a besoin d’un mot de passe.

La solution la plus solide est un utilisateur local dédié, sans droits d’administrateur. Depuis une invite de commandes ouverte en tant qu’administrateur :

net user scans UnLongMotDePasse /add

Évitez votre utilisateur de tous les jours : le jour où vous changez son mot de passe, le scan s’arrête. Avec un compte Microsoft, c’est le mot de passe du compte qui fonctionne, pas le code PIN, avec le même problème au changement de mot de passe.

3. Partagez le dossier

Clic droit sur le dossier → Propriétés → Partage → Partage avancé : cochez Partager ce dossier, donnez-lui un nom court (par exemple Scans) et, dans Autorisations, donnez à l’utilisateur scans l’autorisation Modifier. Puis, dans l’onglet Sécurité, donnez au même utilisateur Modification sur le dossier.

4. Réseau privé et pare-feu

Dans Paramètres → Réseau et Internet, définissez le réseau comme privé : sur un réseau public, Windows bloque le partage. Dans les paramètres de partage avancés, laissez activé le Partage de fichiers et d’imprimantes. L’imprimante utilise le port 445 ; certaines machines très anciennes, le 139. Si un antivirus a son propre pare-feu, lui aussi doit laisser passer l’imprimante.

5. La destination dans le carnet d’adresses de l’imprimante

Ouvrez l’interface web de l’imprimante dans le navigateur (Web Image Monitor sur les Ricoh, Command Center RX sur les Kyocera), connectez-vous en administrateur et ajoutez au carnet d’adresses une destination de type dossier (SMB) :

• chemin : \\192.168.1.23\Scans, c’est-à-dire l’adresse du PC et le nom du partage. Sur les Kyocera, l’adresse et le nom du partage vont souvent dans deux champs séparés, Nom d’hôte et Chemin ;
• utilisateur : scans ; si l’imprimante le demande sous la forme complète, NOMPC\scans ;
• mot de passe : celui de l’utilisateur.

Ricoh et Kyocera proposent aussi un logiciel pour le faire depuis le PC, le Scan to Folder Configuration Tool de Ricoh et le Scan to Folder Setup Tool for SMB de Kyocera : ils suivent les mêmes étapes.

6. Testez

Utilisez le bouton de test de connexion à côté de la destination, puis faites un vrai scan. Si le panneau de commande affiche un code ou un message d’erreur, le guide des erreurs d’envoi dit ce qu’il signifie.