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¿Tu multifuncional ya no envía los escaneos por correo con Microsoft 365 o Gmail?

En resumen

Microsoft 365 y Gmail ya no aceptan, o dejarán de aceptar, el acceso con usuario y contraseña que muchas multifuncionales usan para enviar correos. Gmail quitó las «aplicaciones menos seguras» a las cuentas personales en 2022 y a Google Workspace desde el 14 de marzo de 2025; Microsoft 365 desactivará de forma predeterminada la autenticación básica para el envío SMTP a fines de diciembre de 2026. Las soluciones: un firmware con OAuth, una contraseña de aplicación (Gmail), un conector de retransmisión (relay) o Direct Send (Microsoft 365). Si la impresora no tiene nada de eso, escanear a carpeta es el camino que indica la propia Ricoh.

Cómo reconocerlo

  • El escaneo a correo funcionaba y un día deja de funcionar, sin que nadie haya tocado la impresora.
  • En las Kyocera (y UTAX, Triumph-Adler, Olivetti d-Copia) aparece el error de envío 1102 (falló el acceso al servidor SMTP), 2101 (falló la conexión) o 4803 (falló la conexión segura).
  • En las otras marcas, un mensaje de autenticación: el servidor de correo no aceptó el usuario o la contraseña.
  • Con el mismo usuario y la misma contraseña, el correo funciona desde el teléfono o desde la PC.

Por qué pasa

Para enviar correos, la impresora se conecta al servidor de correo con usuario y contraseña: la llamada autenticación básica. Es el método que Google y Microsoft están apagando, porque una contraseña robada alcanza para enviar correo en tu nombre.

  • Gmail: las «aplicaciones menos seguras» ya no están disponibles para las cuentas personales desde el 30 de mayo de 2022, ni para Google Workspace desde el 14 de marzo de 2025. Hace falta OAuth o una contraseña de aplicación.
  • Microsoft 365: la autenticación básica para el envío SMTP (SMTP AUTH) sigue funcionando hasta diciembre de 2026. A fines de diciembre de 2026 se desactivará de forma predeterminada en los inquilinos (tenants) existentes (el administrador podrá volver a activarla por un tiempo) y no estará disponible en los nuevos; la fecha de eliminación definitiva se anunciará en la segunda mitad de 2027. Ya hoy no funciona si el inquilino tiene activados los valores predeterminados de seguridad o la autenticación multifactor para ese buzón.
  • Además, Microsoft 365 exige TLS 1.2 en el puerto 587: las impresoras con firmware muy antiguo no llegan a eso, y el puerto 465 no es compatible.

Cómo resolverlo a mano

Con Microsoft 365

  1. Un firmware con OAuth. Ricoh, Kyocera y los demás fabricantes publicaron firmware con autenticación moderna para parte de sus modelos: pregúntale al distribuidor si el tuyo está entre ellos.
  2. Un conector de retransmisión SMTP (relay). La impresora envía al servidor de Microsoft por el puerto 25 sin contraseña, y Microsoft la reconoce por la dirección IP pública de la oficina, que tiene que ser fija. Puede enviar a cualquier destinatario.
  3. Direct Send. La impresora envía directamente al servidor de correo de tu dominio, por el puerto 25, sin contraseña: solo funciona para destinatarios de tu organización.
  4. Mientras tanto, SMTP AUTH. Hasta diciembre de 2026 puedes mantener la autenticación básica en un buzón dedicado a la impresora, con SMTP AUTH activado para ese buzón: sabiendo que tiene fecha de vencimiento.

Con Gmail

  1. Una contraseña de aplicación. Activa la verificación en dos pasos en la cuenta y crea una contraseña de aplicación para usarla en la impresora en lugar de la contraseña de la cuenta.
  2. OAuth, si el firmware de la impresora lo admite.
  3. Con Google Workspace, el servicio de retransmisión SMTP de Workspace, configurado por el administrador.

Si la impresora no tiene nada de esto

Para los modelos que no recibirán el firmware con OAuth, Ricoh recomienda pasar a métodos que no dependan del envío de correo o a servicios de correo distintos de Exchange Online. Escanear a carpeta es el más simple: la guía de configuración explica los pasos.

Fuentes