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Guide · Mise à jour le

Votre copieur n’envoie plus les scans par e-mail avec Microsoft 365 ou Gmail ?

En bref

Microsoft 365 et Gmail n’acceptent plus, ou cesseront d’accepter, la connexion par utilisateur et mot de passe que beaucoup de multifonctions utilisent pour envoyer des e-mails. Gmail a retiré les « applications moins sécurisées » aux comptes personnels en 2022 et à Google Workspace depuis le 14 mars 2025 ; Microsoft 365 désactivera par défaut l’authentification de base pour l’envoi SMTP fin décembre 2026. Les solutions : un firmware avec OAuth, un mot de passe d’application (Gmail), un connecteur de relais ou Direct Send (Microsoft 365). Si l’imprimante n’a rien de tout cela, le scan vers dossier est la solution que Ricoh elle-même indique.

Comment le reconnaître

  • Le scan vers e-mail fonctionnait et s’arrête un jour, sans que personne ait touché à l’imprimante.
  • Sur les Kyocera (et UTAX, Triumph-Adler, Olivetti d-Copia) apparaît l’erreur 1102 (échec de l’authentification sur le serveur SMTP), 2101 (connexion échouée) ou 4803 (connexion sécurisée échouée).
  • Sur les autres marques, un message d’authentification : utilisateur ou mot de passe non acceptés par le serveur de messagerie.
  • Avec le même utilisateur et le même mot de passe, la messagerie fonctionne depuis le téléphone ou le PC.

Pourquoi cela arrive

Pour envoyer des e-mails, l’imprimante se connecte au serveur de messagerie avec un utilisateur et un mot de passe : ce qu’on appelle l’authentification de base. C’est la méthode que Google et Microsoft sont en train de désactiver, parce qu’un mot de passe volé suffit pour envoyer des messages en votre nom.

  • Gmail : les « applications moins sécurisées » ne sont plus disponibles pour les comptes personnels depuis le 30 mai 2022, et pour Google Workspace depuis le 14 mars 2025. Il faut OAuth ou un mot de passe d’application.
  • Microsoft 365 : l’authentification de base pour l’envoi SMTP (SMTP AUTH) fonctionne encore jusqu’en décembre 2026. Fin décembre 2026, elle sera désactivée par défaut pour les tenants existants (l’administrateur pourra la réactiver pour une période) et ne sera pas disponible pour les nouveaux ; la date de suppression définitive sera annoncée au second semestre 2027. Elle ne fonctionne déjà plus aujourd’hui si les paramètres de sécurité par défaut sont activés sur le tenant, ou l’authentification multifacteur sur cette boîte aux lettres.
  • De plus, Microsoft 365 exige TLS 1.2 sur le port 587 : les imprimantes au firmware très ancien n’y arrivent pas, et le port 465 n’est pas pris en charge.

Comment le corriger à la main

Avec Microsoft 365

  1. Un firmware avec OAuth. Ricoh, Kyocera et les autres fabricants ont publié des firmwares avec l’authentification moderne pour une partie des modèles : demandez à votre revendeur si le vôtre en fait partie.
  2. Un connecteur de relais SMTP. L’imprimante envoie au serveur de Microsoft sur le port 25 sans mot de passe, et Microsoft la reconnaît à l’adresse IP publique du bureau, qui doit être fixe. Elle peut envoyer à n’importe qui.
  3. Direct Send (envoi direct). L’imprimante envoie directement au serveur de messagerie de votre domaine, sur le port 25, sans mot de passe : cela ne fonctionne que vers des destinataires de votre organisation.
  4. En attendant, SMTP AUTH. Jusqu’en décembre 2026, vous pouvez garder l’authentification de base sur une boîte aux lettres dédiée à l’imprimante, avec SMTP AUTH activé pour cette boîte : en sachant que cela a une date de fin.

Avec Gmail

  1. Un mot de passe d’application. Activez la validation en deux étapes sur le compte et créez un mot de passe d’application à utiliser dans l’imprimante à la place du mot de passe du compte.
  2. OAuth, si le firmware de l’imprimante le prend en charge.
  3. Avec Google Workspace, le service de relais SMTP de Workspace, configuré par l’administrateur.

Si l’imprimante n’a rien de tout cela

Ricoh, pour les modèles qui ne recevront pas de firmware avec OAuth, conseille de passer à des méthodes qui ne dépendent pas de l’envoi d’e-mails, ou à des services de messagerie autres qu’Exchange Online. Le scan vers dossier est la plus simple : le guide de configuration explique les étapes.

Sources