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Anleitung · Aktualisiert am

Das Multifunktionsgerät sendet keine Scans mehr per E-Mail über Microsoft 365 oder Gmail?

Kurz gesagt

Microsoft 365 und Gmail akzeptieren die Anmeldung mit Benutzer und Passwort, mit der viele Multifunktionsgeräte E-Mails versenden, nicht mehr oder bald nicht mehr. Gmail hat die „weniger sicheren Apps“ für private Konten 2022 abgeschaltet und für Google Workspace zum 14. März 2025; Microsoft 365 schaltet die Standardauthentifizierung für den SMTP-Versand Ende Dezember 2026 standardmäßig ab. Die Lösungen: eine Firmware mit OAuth, ein App-Passwort (Gmail), ein Relay-Connector oder Direct Send (Microsoft 365). Hat der Drucker nichts davon, ist Scan to Folder der Weg, den Ricoh selbst nennt.

Woran Sie es erkennen

  • Scan to Mail hat funktioniert und hört eines Tages auf, ohne dass jemand den Drucker angefasst hat.
  • Bei Kyocera (und UTAX, Triumph-Adler, Olivetti d-Copia) erscheint Fehler 1102 (Anmeldung am SMTP-Server fehlgeschlagen), 2101 (Verbindung fehlgeschlagen) oder 4803 (sichere Verbindung fehlgeschlagen).
  • Bei anderen Marken eine Meldung zur Authentifizierung: Benutzer oder Passwort vom Mailserver nicht akzeptiert.
  • Mit demselben Benutzer und demselben Passwort funktioniert die E-Mail vom Smartphone oder vom PC aus.

Warum das passiert

Um E-Mails zu senden, meldet sich der Drucker mit Benutzer und Passwort am Mailserver an: die sogenannte Standardauthentifizierung (Basic Auth). Genau dieses Verfahren schalten Google und Microsoft ab, weil ein gestohlenes Passwort genügt, um in Ihrem Namen E-Mails zu verschicken.

  • Gmail: Die „weniger sicheren Apps“ gibt es für private Konten seit dem 30. Mai 2022 nicht mehr, für Google Workspace seit dem 14. März 2025. Sie brauchen OAuth oder ein App-Passwort.
  • Microsoft 365: Die Standardauthentifizierung für den SMTP-Versand (SMTP AUTH) funktioniert noch bis Dezember 2026. Ende Dezember 2026 wird sie für bestehende Mandanten standardmäßig abgeschaltet (der Administrator kann sie für eine Übergangszeit wieder einschalten) und steht für neue Mandanten nicht mehr zur Verfügung; das endgültige Abschaltdatum wird in der zweiten Hälfte 2027 bekanntgegeben. Schon heute funktioniert sie nicht, wenn im Mandanten die Sicherheitsstandards oder die Multi-Faktor-Authentifizierung für dieses Postfach aktiv sind.
  • Außerdem verlangt Microsoft 365 TLS 1.2 auf Port 587: Drucker mit sehr alter Firmware schaffen das nicht, und Port 465 wird nicht unterstützt.

So beheben Sie es von Hand

Mit Microsoft 365

  1. Eine Firmware mit OAuth. Ricoh, Kyocera und die anderen Hersteller haben für einen Teil ihrer Modelle Firmware mit moderner Authentifizierung veröffentlicht: Fragen Sie Ihren Händler, ob Ihr Modell dabei ist.
  2. Ein SMTP-Relay-Connector. Der Drucker sendet ohne Passwort über Port 25 an den Server von Microsoft, und Microsoft erkennt ihn an der öffentlichen IP-Adresse des Büros, die fest sein muss. Er kann an beliebige Empfänger senden.
  3. Direct Send. Der Drucker sendet direkt an den Mailserver Ihrer Domain, über Port 25, ohne Passwort: Das funktioniert nur für Empfänger in Ihrer Organisation.
  4. Übergangsweise SMTP AUTH. Bis Dezember 2026 können Sie die Standardauthentifizierung für ein eigenes Postfach des Druckers behalten, mit SMTP AUTH für dieses Postfach aktiviert: im Wissen, dass sie ein Ablaufdatum hat.

Mit Gmail

  1. Ein App-Passwort. Aktivieren Sie die Bestätigung in zwei Schritten für das Konto und erstellen Sie ein App-Passwort, das Sie im Drucker statt des Kontopassworts eintragen.
  2. OAuth, wenn die Firmware des Druckers es unterstützt.
  3. Mit Google Workspace den SMTP-Relay-Dienst von Workspace, vom Administrator eingerichtet.

Wenn der Drucker nichts davon hat

Für die Modelle, die keine Firmware mit OAuth bekommen, empfiehlt Ricoh, auf Verfahren umzusteigen, die nicht vom E-Mail-Versand abhängen, oder auf andere Maildienste als Exchange Online. Scan to Folder ist das einfachste davon: Die Anleitung zur Einrichtung erklärt die Schritte.

Quellen